20/11/12

La organización es fundamental para hacer un uso eficiente del tiempo.


Ernesto y Carlota han observado que su hijo, Luis Ernesto, ha venido incumpliendo con sus diligencias regulares desde que entró a la universidad. Ha descontrolado su manejo del tiempo y se ha retrasado en sus estudios y actividades extra curriculares como la visita semanal al centro de niños huérfanos o su participación en el juego de fútbol de los sábados. Como padres responsables, consideran que es momento de intervenir para orientarlo en la administración de su tiempo y lograr mayor eficiencia.

El tiempo no se puede guardar, ahorrar o diferir. Avanza inexorablemente y no hay forma de recuperarlo. Su manejo eficaz es primordial para conseguir nuestros objetivos y cumplir con nuestras obligaciones. Esto es posible mediante la organización permanente de nuestras tareas tanto las profesionales como las personales. Para ello existen herramientas sencillas como las agendas,  de papel o electrónicas, las listas de tareas y, gracias a la tecnología, los recordatorios de reuniones o entrega de reportes.

Las personas exitosas llevan una agenda diaria en la que clasifican las tareas por su importancia, tomando en cuenta las que agregan valor y las que no. Estas últimas pueden dejarse para el final del día y, probablemente, después de unas semanas, se borren de la lista. Eliminan elementos distractores como el uso inadecuado de redes sociales durante horas laborales, las conversaciones excesivamente largas o los recesos muy frecuentes y se concentran en las metas de cada día.

Hacer buen uso del tiempo es un hábito adquirido mediante la práctica de acciones enfocadas a los objetivos establecidos. Para un mejor manejo del tiempo es esencial elaborar una agenda antes de empezar la jornada y revisarla al final de la misma. La agrupación de actividades por temas facilita su ejecución, como por ejemplo, revisar correos o hacer llamadas telefónicas. También ayuda la preparación previa a las reuniones y la práctica de ser puntual.

Las personas desordenadas con su tiempo tienen dificultades para alcanzar sus metas lo que les provoca frustración. Con frecuencia trabajan el doble por desconocimiento u olvido de lo que tienen por hacer. Pierden dinero gracias por fallas en sus controles, por ejemplo, al no vigilar las fechas de vencimientos de sus créditos terminan pagando intereses de mora. Llegan tarde a las reuniones sin revisan los puntos a tratar e  incumplen con los tiempos de ejecución de proyectos por falta de planificación.

Luis y Carlota analizan con Luis Ernesto el origen de su incapacidad para cumplir con sus compromisos. Este reconoce, como su principal error, haber dejado de preparar su agenda diaria lo que ha provocado el olvido de los asuntos importantes. Esto ha afectado su  desempeño en sus estudios y vida personal. Quiere hacer realidad cada uno de sus sueños por lo que está listo para retomar el enfoque en las tareas que agregan valor mediante la organización diaria de su tiempo.

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